Secretária

A/o Secretária/o é responsável por oferecer suporte administrativo e de assessoria à Direção e Gerências, garantindo agilidade, organização e confidencialidade nas rotinas da unidade.

Local

Porto Alegre - RS

Responsabilidades

• Realizar atividades administrativas e de assessoria com autonomia, precisão e confidencialidade, garantindo suporte eficiente à Direção e Gerências e assegurando a qualidade das entregas da unidade;
• Gerenciar agendas, comunicações bilíngues, documentos e processos internos, assegurando fluidez nas operações e melhoria contínua dos fluxos administrativos e logísticos;
• Apoiar e melhorar rotinas administrativas e logísticas, identificando oportunidades de melhoria contínua e assegurando conformidade;
• Organizar, atender, agendar e acompanhar compromissos e demandas da unidade, visando contribuir e facilitar o bom andamento e desempenho das tarefas;
• Secretariar reuniões e outros encontros institucionais, quando necessário, registrando os apontamentos e dando os devidos encaminhamentos;
• Atender, filtrar e direcionar demandas de públicos internos e externos, assegurando o esclarecimento e atendimento adequados;
• Redigir e preparar documentos oficiais, encaminhando-os aos setores internos e externos conforme necessidade, a fim de atender, divulgar, responder e informar adequadamente;
• Organizar reuniões e prestar suporte operacional, incluindo a preparação dos espaços e a execução de atividades administrativas de controle de estoque e manutenção, com os devidos registros em sistema;
• Realizar atendimento ao público, tanto presencialmente quanto por e-mail e telefone; Inclui recepção de pessoal, clientes e fornecedores, bem como gestão de seus acessos.

Requisitos

• Graduação completa nas áreas de Administração, Secretariado Executivo, Letras, Comunicação Social, Jornalismo, Gestão Comercial, Relações Internacionais, Psicologia, entre outros;
• Especialização em MBA em Gestão, Secretariado Executivo, entre outros (diferencial).
• Inglês Intermediário;
• Conhecimento do pacote office;
• Capacidade de redação empresarial;
• Conhecimento em Sistemas Analíticos e de Planejamento.

Diferenciais

• Resiliência;
• Organização;
• Boa comunicação;
• Proatividade;
• Facilidade de trabalho em equipe;