Auxiliar de Diretoria

Auxiliar de Diretoria - Unidade Concórdia

Local

Belo Horizonte - MG

Presencial

Responsabilidades

• Assistir a Diretoria, acompanhando e executando tarefas relativas à recepção, controle e organização de arquivo, anotações nas agendas de compromissos, reuniões, preparação de materiais e demais atividades de suporte administrativo.
• Apoiar o superior imediato em assuntos inerentes à sua área de atuação, apresentando e discutindo soluções para problemas e irregularidades, a fim de subsidiar a definição de ações a serem adotadas e auxiliar na busca pelo melhoramento contínuo dos processos da área;
• Recepcionar pessoas que se dirigem à Diretoria colhendo e prestando informações;
• Gestão de agenda da Diretoria/Gerências;
• Gestão de agenda da Superintendência na ausência da Secretária da Diretoria;
• Atualização do quadro que fica na sala da Superintendência e Gerencia todos os dias úteis da semana;
• Alimentação da agenda do Outlook para todos os agendamentos de reuniões;
• Realizar reserva da sala de reuniões / centro de estudos e auditório;
• Protocolo de todos os documentos da Diretoria na ausência do Office-Boy.
• Organização e manutenção dos arquivos da Diretoria;
• Responsável pelo protocolo de todas as correspondências recebidas na Unidade;
• Responsável pelo protocolo de todos os documentos da Diretoria enviados para as demais Unidades (Unidade Santa Lúcia e outras, se houver) na ausência do Office-Boy;
• Organização e manutenção do funcionamento da Diretoria;
• Responsável por identificar a necessidade de suprimentos e realizar a solicitação via sistema Gesthos;
• Realizar cópias e digitalizações de documentos;
• Efetuar retirada de valores na Tesouraria e realizar acerto de notas no Financeiro;
• Responsável pelo agendamento das reuniões da Gerência incluindo envio de e-mail, acréscimo na agenda do Outlook e alimentação do quadro na sala dos Superintendentes e Gerentes;
• Quando houver reunião é de responsabilidade da Auxiliar de Diretoria realizar organização da sala, bem como, solicitação de lanche, montagem de equipamentos, etc...
• Confecção de todos os documentos oficiais conforme demanda da Diretoria;
• Responsável por realizar inscrições em cursos, treinamentos, palestras, workshop etc, da Diretoria e de todos os colaboradores da Unidade;
• Auxiliar a Secretaria da Diretoria na rotina administrativa da área, visando o bom atendimento aos clientes internos e externos;
• Atendimento telefônico, filtragem das ligações anotações de todos os recados e repassar para os membros da Diretoria;
• Abrir OS aos setores de Manutenção e TI quando houver algum equipamento e/ou item com avaria;
• Responsável pelas atas de reuniões da Diretoria quando solicitado;
• Observar as normas de segurança, controle ambiental e outras internas e/ou a legislação, pertinentes às suas atividades;
• Participar ativamente dos processos de Qualidade, fazendo cumprir os POP´S.
• Manter atualizado os documentos da Diretoria no sistema GestHos, atentando-se ao prazo de vencimento dos mesmos;
• Lançamento de notas fiscais médicas por meio de solicitação de serviço quando solicitado pela Diretoria;
• Inclusão de contratos no módulo quando solicitado pela Diretoria;
• Fornecer apoio logístico, disponibilizando informações e alternativas para decisões;
• Executar outras tarefas similares às acima descritas a critério do gestor.

Requisitos

• Exigida: Ensino Médio Completo
• Conhecimento no pacote office Microsoft (Word/Outllok/PowerPoint/Excel);
• Conhecimento na confecção de documentos oficiais (ofícios, comunicados, declarações, atas de reuniões, entre outros);
• Conhecimento em arquivamento de documentos;
• Conhecimento em PABX (atendimento telefônico/transferência de ligações);
• Conhecimento em atendimento ao público (interno e externo);
• Conhecimento em trâmites administrativos em geral, em especial, agendamento de reuniões
• Desejável: Superior Completo ou em andamento: Secretariado Executivo, tecnólogo em Secretariado ou áreas afins

Benefícios

• Restaurante na empresa
• Vale transporte
• Cesta alimentação de R$ 228,00
• Plano odontológico valor R$ 19,00
• Plano de saúde Unimed - cooparticipativo
• Desconto em faculdades e farmácias

Faixa salarial

R$ 2.738,52 por mês

Carga horária

Segunda à Quinta 08:00 às 18:00 / Sexta 08:00 às 17:00