Assistente Administrativo

Local

Rio de Janeiro - RJ

Presencial

Responsabilidades

• Atendimento e Recepção: Recepcionar clientes, visitantes e fornecedores com cordialidade, boa apresentação e comunicação adequada ao ambiente jurídico; Controlar ligações, correspondências, visitas e agendamentos, garantindo que as demandas sejam direcionadas com agilidade; Manter a recepção e áreas comuns organizadas, limpas e visualmente harmônicas, assegurando a boa representação institucional do escritório.
• Apoio Administrativo e Operacional: Executar rotinas administrativas, como digitalização de documentos, atualização de planilhas, organização de arquivos físicos e digitais; Auxiliar em cotações, compras e controle de estoque de materiais (escritório, higiene, café e suprimentos gerais); Dar suporte ao financeiro em demandas simples, como entrega de documentos, pagamentos menores, conferência de notas e recibos; Manter controle de serviços de manutenção, limpeza e pequenos reparos, acompanhando fornecedores quando necessário; Monitorar as condições do escritório (equipamentos, ar-condicionado, iluminação, copa, banheiros, salas de reunião), reportando irregularidades e acionando o suporte adequado; Apoiar a organização de reuniões e eventos internos, preparando salas, coffee breaks e materiais de apoio.
• Suporte às Áreas de Gestão: Apoiar RH e Financeiro em atividades de rotina (distribuição de holerites, comunicação interna, apoio logístico em auditorias e reuniões); Acompanhar contratos de serviços e fornecedores (limpeza, manutenção predial, internet, telefonia, segurança, entre outros); Contribuir para melhorias contínuas nas rotinas administrativas, sugerindo otimizações e boas práticas.
• Departamento Pessoal (DP): Receber documentação de novos colaboradores e realizar o cadastro na planilha; Conferir documentação para admissão, garantindo que todas as informações estejam corretas e completas; Realizar atendimentos presenciais e telefônicos a colaboradores, gestores e parceiros externos; Arquivar e organizar documentos relacionados aos colaboradores (atestados, ASOs, férias, rescisões e demais registros); Monitorar prazos de exames ocupacionais (admissionais, periódicos e demissionais) por meio de planilhas de controle, assegurando a conformidade legal; Formalizar avisos de desligamento, solicitar cálculos rescisórios e realizar o agendamento de homologações quando necessário; Auxiliar na solicitação e controle mensal de benefícios (vale-transporte, vale-alimentação e outros); Apoiar na elaboração da folha de pagamento, conferindo informações e enviando os dados mensalmente para a contabilidade; Manter o controle dos contratos de estagiários (admissão, prazos, renovações e encerramentos); Controlar processos de desligamento e organizar documentação associada; Gerenciar ausências combinadas, atestados e justificativas, mantendo registros organizados e atualizados.

Requisitos

• Ensino Médio completo
• Noções de controle administrativo, atendimento e apoio a facilities.
• Pacote Office básico

Benefícios

• Vale Refeição

Faixa salarial

R$ 2.300,00 até R$ 2.600,00 por mês

Carga horária

De segunda a sexta-feira das 09:00 às 18:00 (com 01:00 de almoço)

Tipo de contrato

CLT – Efetivo